令和6年10月1日より定形郵便25g内84円から110円。定形外角２封筒100gまで140円が180円、150gまでが210円から270円と大幅に値上げになりました。
前回のブログ記事で対応策としていくつかご案内させていただきましたがその中でも今回値上げが無かった「ゆうメール大口割引」が1番人気になっています。
ただ「信書」に該当してしまうとゆうメールが使用できず、やむなく普通郵便で送り大幅に送料が上がってしまいお困りのお客様も増えています。そこで今回は「信書」に該当しないDM作成方法をお知らせします。
当社では「信書に該当しないDM作成方法」のPDF資料をご用意しています。お求めの方は、下記のボタンよりご請求ください。
信書とは
郵便法では「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と表記されています。ただ、こちらの信書基準があいまいなため郵便局の担当者次第で審査基準が変わってくる可能性もあります。ゆうメール大口割引は拠点郵便局へ局出しになります。地元の郵便局でゆうメールとして出せていたものが拠点郵便局へゆうメール大口割引として出す際に信書の審査に引っかかり出せなくなることもあります。また、審査基準も日を追うごとに厳しくなってきており以前ゆうメールで出せていた内容が今では信書の審査基準に引っ掛かり出せなくなっている事例も増えています。
郵便局へ持ち込んだ時点で信書と判断された場合、持ち帰り普通郵便として出し直さなくてはならず費用的にも期日的にも大きな負担になってしまいます。そのため前もって「信書」に該当しないように内容物をチェック修正することが重要になります。
例えば120gの冊子1000通送る場合定形外郵便ですと郵便料金が27万円かかりますが「ゆうメール大口割引」だと10万円以下と送料が３分の１になります。DM（ダイレクトメール）や会報誌をある程度の通数発送する方にとっては大幅なコストダウンになります。会員数の多い各地商工会議所さんや法人会さんでは信書に該当しないよう同封物に細心の注意を払い苦労されている団体さんが多いようです。
冊子は信書にならない
「ゆうメール」の元が「冊子小包」だったこともあり冊子の状態で綴じてありますと信書に該当しない可能性が高いです。冊子にするには最低８ページ必要です。（A4の場合A3二つ折り2枚中綴じ）
例えば会報誌とは別に総会開催の案内や出席確認のペラ１枚を別に封入すると信書になってしまいますが会報誌の中に総会開催等の内容を入れ込み１冊にして送れば信書に該当しない確率が高くなるようです。
会報誌は会員宛に送るので信書だと思われがちですが「会員専用誌ではなく、会の活動等を広く一般に対して報告するもの」と定義され信書には該当しないとのことです。
あいさつ状は短く簡潔に
あいさつ状を入れることで信書になってしまう可能性が高いためできれば入れないほうが無難です。
どうしても入れたい場合「貨物の送付目的を示す簡単な通信文」「あいさつのための簡単な通信文添え状」は認可されていますのでこちらを活用します。
「お世話になります。
新しいカタログが出来上がりましたのでクーポン券とともにお送りします。
ご活用ください。
皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。」
程度の簡潔な内容であれば信書にはなりません。
「あけましておめでとうございます」や「メリークリスマス！」等の季節のあいさつも省きます。また「ご購入いただきありがとうございます。」等の文章も購入者に限定される表現になりますので信書といわれる可能性が高まります。
その他の情報、例えば営業時間、休暇のお知らせ、営業案内等を多く入れこんでしまうと「あいさつのための簡単な通信文添え状」の域を超えていると判断され審査にひっかかってしまう可能性が出てきます。
受取人が特定されそうな表現は避ける
「会員の皆様」、「～担当者様」、「学生の皆様」、「近隣にお住いの方」、「経営者向け」、「会社員向け」、「女性限定」、「ご使用中の方へ」、「２０歳以上限定」、「ドライバーの皆様」、「要普免」等、範囲が広くても受取人を限定する表現が入っていますと信書と判断されてしまう可能性が高いです。
ちょっとでも読者を限定する表現は避けたほうが無難です。
前もって信書の確認ができます
以上、信書にならない方法をお伝えしましたが非常に複雑で実際判断する担当者によって変わったり、郵便局へ監査の入る期間はさらに審査が厳しくなりますので私どもＤＭ発送代行業者でもなかなか判断ができません。
郵便局へ直接信書の審査を依頼しますと２～３週間かかってしまいます。
弊社では毎月１０００件以上のゆうメールを取り扱っている特約店の窓口へ信書の事前確認ができます。
印刷する前に原稿データPDFをご手配いただけますと１～２日でご返答いたします。
また、配達先が首都圏東京埼玉千葉神奈川の場合首都圏メール便をおすすめしております。
配達が郵便局でないため信書の審査基準がそれほど厳しくなく送料はゆうメールよりさらに安くなります。
以前は配達に時間がかかるためそこまでおすすめしていませんでしたが郵便局も土日祭日配達がなくなり配達まで１週間ほどかかるようになり配達期間は変わらくなっています。
最終的に信書の判断をするのは難しいかと思います。印刷データをラフの状態で早めにある程度の修正が間に合う段階で窓口へ確認するのが得策です。お気軽にご連絡ください。
信書にかかわらずDM発送全般のお問い合わせは下記フォームからお願いします。
または私高橋までお気軽にお電話ください。（０４２２－４１－１７４６）
